Politica de confidențialitate

Protecția datelor cu caracter personal reprezintă o prioritate pentru Rentzz Management Software SRL, CUI 51644448 (denumită în continuare „StayForm"). Ne desfășurăm activitatea în conformitate cu legislația națională aplicabilă și cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), asigurând prelucrarea datelor în condiții de legalitate, echitate, transparență și securitate.

Prezenta politică explică modul în care colectăm, utilizăm, stocăm și protejăm datele cu caracter personal ale utilizatorilor, clienților și partenerilor noștri.

StayForm nu este responsabilă pentru politicile de confidențialitate ale altor website-uri sau terți la care se poate ajunge prin link-uri externe.

StayForm are un rol dublu în prelucrarea datelor cu caracter personal, în funcție de categoria de persoane vizate:

Relația dintre StayForm și Operator este guvernată de un acord de prelucrare a datelor (Data Processing Agreement – DPA), în conformitate cu art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679.

StayForm se angajează să respecte următoarele principii:

• •prelucrare legală, echitabilă și transparentă;
• •colectarea datelor în scopuri determinate, explicite și legitime;
• •limitarea datelor la strictul necesar scopului declarat;
• •exactitatea și actualizarea datelor;
• •limitarea perioadei de stocare;
• •asigurarea integrității și confidențialității prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate.

Datele turiștilor sunt colectate prin formularele digitale puse la dispoziție de Operatorul unității de cazare, direct de la persoana vizată sau prin intermediul Operatorului, în vederea îndeplinirii formalităților legale de cazare.

Furnizarea datelor prevăzute de HG 237/2001 pentru fișa de anunțare a sosirii și plecării constituie o cerință legală; refuzul de a le furniza face imposibilă completarea formalităților de cazare impuse de lege.

Fiecare scop de prelucrare se întemeiază pe unul dintre temeiurile prevăzute la art. 6 alin. (1) GDPR:

• •executarea și administrarea relațiilor contractuale (furnizarea Platformei, gestionarea contului și facturarea), precum și răspunsul la solicitările transmise prin formularul de contact (demersuri precontractuale) – art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR;
• •respectarea obligațiilor legale aplicabile, inclusiv gestionarea fișelor de cazare conform HG 237/2001 și păstrarea documentelor financiar-contabile – art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR;
• •comunicări comerciale și marketing – doar cu consimțământul expres al persoanei vizate – art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR;
• •interesul legitim al StayForm – art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, constând în: prevenirea fraudelor și a abuzului (inclusiv limitarea numărului de solicitări pe baza adresei IP), asigurarea securității Platformei, monitorizarea erorilor și a funcționării tehnice a Platformei, apărarea drepturilor StayForm în justiție și îmbunătățirea serviciilor.

În cazul modificării scopurilor de prelucrare, persoanele vizate vor fi informate în prealabil.

Datele cu caracter personal sunt păstrate doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate:

• •fișele de cazare și datele turiștilor – pe durata relației contractuale cu Operatorul; obligația legală de arhivare a fișelor de cazare (5 ani de la completare, conform HG 237/2001) revine Operatorului, în calitate de operator de date;
• •datele transmise prin formularul de contact – pe durata necesară soluționării solicitării;
• •prelucrările bazate pe consimțământ – până la retragerea consimțământului;
• •documentele financiar-contabile – conform termenelor impuse de legislația aplicabilă.

Datele cu caracter personal introduse în Platformă sunt stocate exclusiv pe servere situate în Uniunea Europeană, în centre de date din Germania: infrastructura tehnică este asigurată de Hetzner Online GmbH, iar copiile de rezervă (backup) sunt stocate în formă criptată la IONOS SE.

Pentru serviciile de gestionare DNS, CDN, securitate a rețelei și protecție împotriva atacurilor (WAF/DDoS), StayForm utilizează Cloudflare, Inc., o companie cu sediul în Statele Unite ale Americii. În acest context, anumite date tehnice și de conexiune (în special adrese IP și metadate ale cererilor) pot fi prelucrate în afara Spațiului Economic European.

Mesajele transmise prin formularul de contact de pe acest site sunt livrate prin serviciul de e-mail Twilio SendGrid, Inc., companie cu sediul în Statele Unite ale Americii.

Aceste transferuri se realizează cu garanții adecvate, în conformitate cu Capitolul V din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), respectiv în baza Cadrului UE–SUA privind confidențialitatea datelor (EU–US Data Privacy Framework) și/sau a clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană (art. 46 GDPR). O copie a garanțiilor aplicabile poate fi solicitată la [email protected]. Cu excepția acestor servicii, StayForm nu transferă date cu caracter personal către alte state terțe sau organizații internaționale.

Pentru datele prelucrate în numele Operatorilor (Platforma), StayForm utilizează următorii subîmputerniciți:

Pentru funcționarea acestui site de prezentare, StayForm utilizează în nume propriu serviciul Twilio SendGrid, Inc. (SUA), exclusiv pentru transmiterea mesajelor din formularul de contact.

Acești furnizori prelucrează datele exclusiv în baza instrucțiunilor StayForm și sunt obligați contractual să respecte cerințele Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR). Datele nu sunt utilizate de către acești furnizori în alte scopuri și nu sunt transferate către terțe părți fără consimțământul Operatorului.

StayForm implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura un nivel de securitate corespunzător riscurilor asociate prelucrării datelor, inclusiv protecția împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau divulgării accidentale.

În cazul producerii unui incident de securitate care afectează datele cu caracter personal (încălcare a securității datelor), StayForm va notifica Operatorul fără întârzieri nejustificate și va coopera cu acesta pentru respectarea obligațiilor legale de notificare către autoritățile competente și, după caz, către persoanele vizate, conform art. 33–34 GDPR.

Persoanele vizate au următoarele drepturi în baza GDPR:

StayForm nu ia decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care să producă efecte juridice asupra persoanelor vizate sau să le afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă (art. 22 GDPR).

Cum vă exercitați drepturile: vizitatorii site-ului și Operatorii se pot adresa direct StayForm, prin e-mail la [email protected]. Turiștii își exercită drepturile în principal prin intermediul Operatorului unității de cazare, acesta fiind operatorul de date; StayForm va oferi Operatorului suportul tehnic necesar pentru soluționarea solicitărilor privind accesul, rectificarea, ștergerea, restricționarea sau portabilitatea datelor, în limitele obligațiilor sale legale de persoană împuternicită.

Site-ul de prezentare stayform.ro nu setează cookie-uri și nu utilizează instrumente de analiză sau de urmărire a vizitatorilor.

Aplicația (Platforma StayForm) utilizează exclusiv cookie-uri strict necesare funcționării serviciilor (autentificare și menținerea sesiunii), care nu necesită consimțământ prealabil.

În cazul în care vor fi introduse cookie-uri de analiză sau de marketing, acestea vor fi activate doar cu consimțământul prealabil al utilizatorilor, iar prezenta politică va fi actualizată corespunzător.

Datele introduse de turiști sunt stocate pe infrastructura tehnică a StayForm, însă sunt accesibile exclusiv Operatorului unității de cazare.

Infrastructura tehnică a StayForm este găzduită în centre de date situate în Germania (Uniunea Europeană), operate de Hetzner Online GmbH, furnizor care oferă garanții privind securitatea și protecția datelor conform GDPR. Copiile de rezervă sunt stocate în formă criptată la IONOS SE, cu centre de date situate tot în Germania (Uniunea Europeană). Traficul către Platformă este direcționat prin rețeaua Cloudflare, Inc. (SUA), în condițiile descrise în secțiunea 8.

Pentru a asigura buna funcționare a Platformei, StayForm folosește instrumente interne de monitorizare a erorilor și a performanței, care rulează pe infrastructura proprie; datele de diagnosticare nu părăsesc această infrastructură și nu sunt transmise către terți. Atunci când sesiunile de utilizare sunt înregistrate în scop de diagnosticare, conținutul introdus de utilizatori (text, date personale) este mascat integral și nu apare în înregistrări.

StayForm nu accesează, nu analizează și nu utilizează aceste date în scop propriu, cu excepția situațiilor impuse de lege sau la solicitarea expresă a Operatorului pentru asistență tehnică ori recuperarea accesului la cont.

În prezent, StayForm nu are obligația legală de a desemna un responsabil cu protecția datelor (DPO), în conformitate cu art. 37 din Regulamentul (UE) 2016/679.

Pentru întrebări, solicitări sau exercitarea drepturilor privind protecția datelor, ne puteți contacta la:

Prezenta politică poate fi actualizată periodic pentru a reflecta modificări legislative, operaționale sau ale serviciilor StayForm. Versiunea în vigoare, împreună cu data ultimei actualizări, este publicată pe această pagină.

În cazul unor modificări semnificative, utilizatorii Platformei vor fi informați prin mijloace adecvate (de exemplu, notificare în Platformă sau prin e-mail) înainte ca modificările să producă efecte.